25 maja 2023 r. na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się nowy projekt ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa – tzw. „sygnaliści”. Prace nad wdrożeniem ustawy implementującej dyrektywy UE trwają już bardzo długo, w związku z czym w ostatnim projekcie ustawodawca przyjął zdecydowanie krótsze terminy na wdrożenie nowych obowiązków przez przedsiębiorców. Oznacza to, że pracodawcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania do przyjęcia niezbędnych procedur
i dokumentów wewnętrznych.
Ochrona prawna, o której stanowi ustawa, dotyczy uzasadnionego podejrzenia w zakresie zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie czy też próby ukrycia takiego naruszenia prawa w podmiotach, w których zgłaszający albo uczestniczył w rekrutacji lub negocjacji dotyczących zawarcia umowy, albo pracuje (pracował), albo w inny sposób utrzymuje/utrzymywał kontakt związany z pracą. Ochroną będą objęte osoby fizyczne, w tym przedsiębiorcy, zgłaszający lub ujawniający publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą (niezależnie, czy chodzi o stosunek pracy, czy też umowy cywilnoprawne). Co ważne, ochrona będzie przysługiwać także członkom organu osoby prawnej, wspólnikom, kandydatom na pracowników/współpracowników, stażystom i praktykantom. Naruszenie prawa będą stanowić działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące sfer działalności określonych w ustawie – są to np. zamówienia publiczne, przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych. Poza wymienionymi w ustawie obszarami potencjalnych naruszeń, ustawodawca zezwala także na objęcie wewnętrzną procedurą zgłaszania naruszeń także tych, które dotyczą obowiązujących w podmiocie prawnym regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych.
Podmioty prawne zatrudniające co najmniej 50 osób są zobowiązane do ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań mających na celu ocenę wpływających informacji i podjęcie odpowiednich działań ochronnych. Należy uwzględnić, że przyjęcie procedury zgłoszeń wewnętrznych może nastąpić po trwającej co najmniej 7 dni konsultacji odpowiednio z zakładowymi organizacjami związkowymi lub przedstawicielami pracowników. Dodatkowo zaakceptowana procedura zgłoszeń wewnętrznych wejdzie w życie po upływie 14 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę. Terminy te są niezwykle istotne z punktu widzenia terminowego wdrożenia procedury, adekwatnie do terminu wejścia w życie obowiązku. Z uwagi na szeroki zakres podmiotów objętych ochroną, procedury powinny przewidywać nie tylko zgłoszenie naruszenia w trakcie współpracy podmiotu z pracownikiem/współpracownikiem, ale także na etapie prowadzenia rekrutacji. Procedura będzie obejmować ustalenie szczegółów przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów, w tym w zakresie ich analizy i podejmowania przez podmioty prawne odpowiednich działań następczych. Przy ustalaniu wewnętrznych procedur pracodawcy powinni uwzględnić też odpowiednie i zgodne z ustawą zabezpieczenie procesów przetwarzania danych osobowych takich osób. Istotny jest także wymóg prowadzenia przez podmiot prawny rejestru wpływających do podmiotu zgłoszeń wewnętrznych.
Podmiot prawny będzie zobowiązany do ustalenia wewnętrznej procedury zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych jeszcze przed wejściem w życie ustawy. Przepisy dotyczące tego wymogu wchodzą w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia ustawy. Zwracamy uwagę, że już sam brak ustalenia procedury zgłoszeń wewnętrznych lub jej ustalenie z istotnym naruszeniem wynikających z ustawy wymogów stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny, ale przepis penalizujący brak ustanowienia procedur wejdzie w życie dopiero po 2 miesiącach od dnia ogłoszenia ustawy.
Autor:
Natalia Dobecka
Aplikantka radcowska