Aktualności

Nowe przepisy o Państwowej Inspekcji Pracy podpisane przez prezydenta. Czy Twoja firma jest gotowa na zmiany?

2 kwietnia 2026 r. prezydent podpisał nowelizację ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy, następnie skierował tę ustawę do Trybunału Konstytucyjnego w trybie kontroli następczej. Taka procedura nie opóźnia wejścia w życie ustawy, więc ustawa wejdzie w życie po upływie trzech miesięcy od dnia ogłoszenia, czyli 8 lipca 2026 r.

Rośnie społeczne zainteresowanie nowelizacją ustawy i kwestią zatrudniania na podstawie umów cywilnoprawnych – jak mówi Główny Inspektor Pracy, w ostatnich miesiącach PIP odnotowała gwałtowny, niespotykany wcześniej wzrost skarg, m.in. właśnie w obszarze B2B

To dobry moment, aby przyjrzeć się strukturom zatrudnienia w swojej firmie i upewnić się, czy działają w prawidłowy sposób.

Stwierdzenie stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej – nowa kompetencja PIP 

Jedną z istotniejszych zmian jest przyznanie inspektorom PIP prawa do stwierdzania istnienia stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej. Proces wydawania decyzji ma być wieloetapowy i dawać pracodawcy przestrzeń na reakcję.

Jak ma wyglądać procedura?

• Po stwierdzeniu nieprawidłowości inspektor najpierw wydaje polecenie naprawcze. To szansa na dobrowolną korektę – moment, w którym firma może samodzielnie dostosować model współpracy do zaleceń (z założenia bez dalszych negatywnych konsekwencji ze strony PIP). Dopiero niewykonanie tego polecenia otwiera PIP możliwość wszczęcia postępowania administracyjnego.

• Jeśli pracodawca nie zastosuje się do polecenia, sprawę przejmuje Okręgowy Inspektor Pracy (OIP). OIP zawiadamia strony (pracodawcę oraz osobę świadczącą pracę) o wszczęciu postępowania w sprawie wydania decyzji o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy. Co istotne: w toku postępowania organ uwzględnia wolę stron, o ile nie jest ona sprzeczna z prawem, zasadami współżycia społecznego lub nie zmierza do obejścia prawa.

• Jeśli po przeprowadzeniu postępowania OIP stwierdzi istnienie stosunku pracy – wydaje decyzję. Rozstrzygnięcie musi precyzować: strony umowy, rodzaj umowy, rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wymiar czasu pracy oraz wysokość wynagrodzenia. Decyzja od dnia wydania wywołuje skutki na gruncie prawa pracy, podatkowego oraz ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Uwaga: decyzja nie działa wstecz – ustalenie stosunku pracy za ubiegłe lata nadal wymaga wniesienia sprawy do sądu (legitymacja czynna przysługuje przede wszystkim pracownikowi i PIP).
• Z wyjątkiem grup objętych szczególną ochroną (np. kobiet w ciąży, pracowników w wieku przedemerytalnym), decyzja nie jest natychmiast wykonalna. Przedsiębiorca ma miesiąc na odwołanie się do sądu pracy – decyzja PIP zyska moc wiążącą dopiero, jeśli zostanie utrzymana prawomocnym wyrokiem sądu pracy.

 Nowoczesne kontrole i analityka danych 

Sposób prowadzenia kontroli zostanie dostosowany do dzisiejszych realiów technologicznych. Inspektorzy będą mogli działać zdalnie, w tym weryfikować dokumenty i przeprowadzać przesłuchania online.

Zmieni się również obieg informacji – PIP, ZUS i KAS zyskają wspólny system analityczny, co sprawi, że działania urzędów będą bardziej precyzyjne i lepiej wyłapywać ewentualne nieprawidłowości.

Indywidualne interpretacje – proste narzędzie ochrony 

Reforma wprowadza też możliwość uzyskania interpretacji indywidualnej, wydawanej przez Głównego Inspektora Pracy – narzędzie działające na podobnych zasadach, co interpretacje indywidualne wydawane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w sprawach podatkowych.

Wniosek o wydanie interpretacji będzie mógł dotyczyć ustalenia, czy przedstawiony we wniosku stosunek prawny (stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe) stanowi stosunek pracy w rozumieniu Kodeksu pracy. Interpretacja jest wiążąca dla organów Państwowej Inspekcji Pracy – pracodawca, który zastosuje się do wydanej interpretacji, nie może zostać obciążony sankcjami administracyjnymi, finansowymi ani karami w zakresie, w jakim ta interpretacja została wydana.

To ciekawy instrument, ale na razie zalecalibyśmy ostrożność w jego stosowaniu – planowane zmiany nie przewidują, że interpretacja będzie miała moc wiążącą względem ZUS lub organów skarbowych. Co więcej – sama inspekcja pracy może odstąpić od stosowania się do wydanej interpretacji, jeśli przeprowadzi kontrolę u wnioskodawcy na miejscu i uzna, że stan faktyczny różni się od tego, który przedstawiono we wniosku.

Dopiero praktyka pokaże, czy i jak powyższe wątpliwości zostaną zaadresowane.

Uwaga – wzrosną kary, ale w ciągu 12 miesięcy będzie można ich uniknąć 

Za wykroczenia przeciwko prawom pracownika (m.in. za zawieranie umów cywilnoprawnych w warunkach, w których powinna być zawarta umowa o pracę, naruszanie przepisów o czasie pracy czy wypłatę zaniżonego wynagrodzenia) kara grzywny z art. 281 § 1 Kodeksu pracy wzrasta do przedziału od 2 000 zł do 60 000 zł (przed nowelizacją wynosiła ona od 1 000 zł do 30 000 zł).

Jest też dobra wiadomość dla pracodawców – przez rok od wejścia w życie nowych przepisów o PIP firmy mogą dobrowolnie przekształcić wadliwe umowy cywilnoprawne w etaty. Jeśli pracodawca dokona przekształcenia w wyznaczonym rocznym terminie, nie będzie podlegał odpowiedzialności za wykroczenie na mocy cyt. art. 281 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy (czyli wzrost kar nie musi go martwić).

Natomiast amnestia nie chroni przed ew. konsekwencjami ze strony ZUS lub urzędów skarbowych.

Nowe narzędzia, ale rewolucji nie ma 

Nowelizacja nie zmienia prawnej definicji stosunku pracy ani nie delegalizuje umów cywilnoprawnych czy kontraktów B2B.

To, czy dana umowa B2B została zawarta prawidłowo, należy oceniać tak jak dotychczas – pod kątem jej ewentualnych podobieństw do stosunku pracy i uzasadnienia biznesowego.

Pewnej modyfikacji ulegają jedynie narzędzia egzekwowania prawa – przy czym pamiętajmy, że już wcześniej PIP przysługiwało uprawnienie do kontroli przedsiębiorców oraz wnoszenia powództw do sądu pracy o ustalenie istnienia stosunku pracy na rzecz obywateli. Aktualnie PIP zyskała kompetencję władczą – ustalanie stosunku pracy w drodze decyzji administracyjnej, lecz taka decyzja i tak podlega kontroli sądowej – w praktyce więc można się spodziewać, że kwestię ustalenia stosunku pracy rozstrzygnie sąd.

Ważną konsekwencją prac nad zmianami w działaniu PIP (i aktualną niezależnie od tego, czy prezydent ostatecznie podpisze ustawę, czy zdecyduje się na weto) jest z pewnością zwiększenie zainteresowania społecznego tematem prawidłowości umów cywilnoprawnych.

Dodatkowo nowelizacja ma nieść ze sobą pewne zwiększenie intensywności kontroli – do 2027 r. przewiduje się zatrudnienie w Państwowej Inspekcji Pracy prawie 300 nowych osób.

Zmiana ustawy nie jest rewolucją, ale przedsiębiorcy powinni ją potraktować jako impuls do działania. To dobry moment na rzetelny audyt form współpracy stosowanych w Państwa firmie (zarówno co do ich treści „na papierze”, jak i w praktyce) i zabezpieczenie firmy na wypadek kontroli ze strony organów państwowych.

Autor: Klaudia Kirejczyk